L’introduzione della Fatturazione Elettronica ha obbligato tutte le aziende italiane a familiarizzare con il concetto di conservazione digitale dei documenti. La conservazione digitale si differenzia dalla semplice archiviazione digitale dei documenti (cartelle su pc, cloud, ecc) perché garantisce l’integrità, l’immodificabilità e l’autenticità nel corso del tempo.
A garanzia che le caratteristiche elencate vengano rispettate AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha pubblicato le “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, tra gli obblighi contenuti figura anche il Manuale della Conservazione Digitale.
Cosa è il Manuale della Conservazione Digitale?
Il Manuale della Conservazione è lo strumento che garantisce trasparenza, sicurezza e conformità. Serve per descrivere le attività, gli strumenti, i processi, i soggetti coinvolti per rendere efficacie il processo di conservazione digitale dei documenti.
Cosa contiene il Manuale della Conservazione Digitale?
Il Manuale della Conservazione segue una struttura ben definita, pensata per garantire chiarezza, conformità normativa e operatività, nel dettaglio:
• Modello Organizzativo – Ruoli e responsabilità
• Architettura del sistema – Descrizione tecnica dell’infrastruttura e dei componenti
• Processo di conservazione – Fasi operative: versamento, presa in carico, archiviazione e accesso
• Sicurezza e protezione dei dati – Misure adottate per garantire riservatezza, integrità e disponibilità
• Formati e metadati – Tipologie di documenti, standard utilizzati, metadati associati
• Tempistiche – Tempi entro i quali i diversi tipi di documento sono messi in conservazione
• Verifiche periodiche – Controlli periodici, tracciabilità e verifica anomalie
• Gestione delle modifiche – Procedure per aggiornamenti, cessazione del servizio, migrazione dati
• Normative di riferimento
Quali sono i soggetti obbligati?
La tenuta del Manuale della Conservazione Digitale è obbligatoria per tutti i soggetti che gestiscono documenti informatici rilevanti, in particolare quelli che effettuano la conservazione a norma., ivi comprese aziende private e professionisti o intermediari
Le Aziende private sono obbligate alla redazione del Manuale della Conservazione Digitale anche se il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti elettronici è affidato a Conservatori accreditati o Intermediari, ad esempio Entaksi.
Perché è importante?
Un documento conservato correttamente ha valore legale nel tempo. Il Manuale:
• Tutela l’azienda in caso di controlli o contenziosi
• Dimostra la conformità alle normative vigenti
• Garantisce la trasparenza verso clienti, fornitori e autorità

Sanzioni
La mancanza del manuale della conservazione digitale (e il mancato rispetto delle Linee Guida AGID) comporta sanzioni amministrative da 1.000 a 8.000 euro, come stabilito dall'art. 9 del D.Lgs. 471/1997, e la violazione delle disposizioni dell'art. 18-bis del CAD che prevede sanzioni pecuniarie da 10.000 a 100.000 euro per la mancata applicazione delle Linee Guida AGID. Le sanzioni per la mancata conservazione di documenti a norma possono anche portare alla perdita di valore probatorio dei documenti in caso di contenzioso e, in alcuni casi di occulta-distruzione di documenti fiscali, a sanzioni penali.

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Nel nostro continuo impegno per innovare e semplificare la gestione aziendale, abbiamo integrato ChatGPT all’interno del nostro software ERP. Questa evoluzione trasforma il modo in cui interagisci con i tuoi dati, rendendo ogni operazione più intuitiva, veloce e intelligente.

Cosa puoi fare con ChatGPT nel tuo ERP?

Un caso concreto è la traduzione automatica in altre lingue delle etichette dei prodotti, che sono inserite nel gestionale in italiano. Nella preparazione del prodotto finito, quando destinato ad un cliente estero, il sistema riconosce la lingua da utilizzare e traduce il contenuto con il massimo livello di precisione possibile, in pochi secondi.

Perché è un vantaggio per la tua azienda?
Maggiore efficienza: meno tempo speso in operazioni ripetitive, quali ad esempio la traduzione in più lingue delle schede tecniche di ogni prodotto gestito o commercializzato.

Accessibilità: non serve inserire in azienda una figura con competenze tecniche specifiche, chiunque può interagire facilmente con il sistema ed ottenere un risultato eccellente.

Innovazione concreta: un ERP che evolve con te, pronto per le sfide del futuro.

Siamo onorati di comunicare che, al termine di un percorso di ottimizzazione delle nostre procedure interne di organizzazione, la società Kiwa Cermet Italia Spa abilitata da Accredia alla certificazione dei sistemi di gestione, ci ha rilasciato la certificazione di qualità ai sensi della norma UNI EN ISO 9001:2015.

Un risultato verso il quale ci siamo mossi con l'intento di sottoporre la nostra continua ricerca di miglioramento alla verifica e validazione da parte di un Ente terzo, indipendente ed imparziale, la cui certificazione è la garanzia per tutti i nostri partner, clienti e fornitori, che Start 2.0 srl opera con metodi e criteri che possano garantire nel tempo la soddisfazione delle aspettative ed il rispetto degli impegni assunti.  

Consideriamo questa una tappa del nostro percorso di crescita, lenta e graduale, che abbiamo perseguito fin dalla costituzione nel 2013 della nostra società. Raggiunto questo obiettivo, siamo già in movimento per il prossimo, senza clamore e proclami, ma con impegno, costanza e concretezza.   

Dal 1° gennaio 2023 è entrato in vigore, ai sensi dell’art. 219 comma 5 del D.Lgs. 152/2006, l’obbligo di etichettatura ambientale per tutti gli imballaggi, sia che essi siano utilizzati nella filiera professionale (B2B) sia che siano destinati al consumatore finale (B2C).
Il d.lgs 116/2020 prevede che tutti gli imballaggi siano opportunamente etichettati secondo le modalità stabilite dalle norme tecniche UNI applicabili e in conformità alle determinazioni adottate dalla Commissione dell’Unione Europea, per facilitare la raccolta, il riutilizzo, il recupero ed il riciclaggio degli imballaggi e per fornire una corretta informazione ai consumatori sulle destinazioni finali degli imballaggi.
Questo obbligo interessa principalmente i produttori e gli importatori di materiali da imballaggio/imballaggi e tutti coloro che utilizzano imballaggi per commercializzare la propria merce.
La normativa consente di assolvere a questo nuovo obbligo di legge attraverso l’indicazione dei materiali utilizzati per il confezionamento direttamente sul documento di trasporto che accompagna le merci. Ciascun elemento che compone l’imballo sarà identificato con sigla e numero, secondo quanto indicato dalla Commissione Europea.
Per rispondere a questo nuovo obbligo, abbiamo predisposto un adeguamento del software Start2. Trattandosi di un nuovo assolvimento di legge la modifica sarà distribuita gratuitamente.
Nel caso in cui la vostra azienda avesse necessità di adottare la nuova etichettatura ambientale vi preghiamo di contattarci, in modo da poter organizzare gli interventi e le modifiche alla modulistica (ddt, fatture accompagnatorie) esistente.

Alla più recente versione di Start2 è stata aggiunta una funzionalità che potrà facilitare la registrazione dei costi di acquisto in periodi precedenti. Infatti con un'opportuna configurazione può essere attivato un automatismo che, registrando sul conto patrimoniale "fatture da ricevere" un valore, fa scattare la registrazione nella data di competenza dello stesso valore al relativo conto di costo. In questo modo ogni movimento avrà il corrispondente storno, e l'importo sarà sempre correttamente assegnato. Se siete interessati alla nuova opzione, contattate il nostro servizio di assistenza per l'aggiornamento e la configurazione.

Dopo le feste natalizie ed il periodo semi festivo che va fino alla Befana, si iniziano le classiche procedure interne di manutenzione. Tra queste ci preme ricordare l'iter per poter operare nell'anno 2023 con il gestionale Start2.

Per prima cosa va aperto l'anno, tramite il menu Azienda => IVA => Esercizi Contabili => Crea Nuovo esercizio, e reso proposto in automatico premendo sul pulsante "Imposta proposto"

Questa impostazione permette di lavorare in contemporanea sia nel 2022 che nel 2023, facendo attenzione che per i nuovi documenti verrà proposto il 2023: volendo operare nel 2022 sarà necessario cambiare l'esercizio ad ogni documento. La gestione contabile rimane invece con il 2022 come anno di riferimento, fino a che non venga impostato il 2023 come esercizio corrente. 

Dal 1 luglio 2022 ci sarà una novità riguardante la Fatturazione Elettronica, in particolare sarà obbligatorio l’invio al Sistema di Interscambio (SDI) delle autofatture relative alle operazioni di acquisto dall’estero entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui sono stati ricevuti i documenti di acquisto da parte del fornitore. Fino ad oggi tale operazione era possibile ma non obbligatoria.

L’Agenzia delle Entrate ha previsto diverse tipologie di documenti da utilizzare in relazione alle operazioni effettuate, TD16, TD17, TD18 e TD19:

• TD16: Integrazione fattura da reverse charge tra soggetti italiani
  Queste operazioni riguardano il settore edilizia, compravendita oro, rottami, prodotti elettronici, vendita di gas ed energia elettrica a rivenditori. La normativa di riferimento delle fatture in reverse charge tra soggetti italiani è l’articolo 17 del DPR. n. 633/72.
• TD17: Integrazione o Autofattura per acquisto di servizi dall’estero
  Queste operazioni riguardano acquisto di servizi dall’estero, dove il fornitore è residente in Unione Europea o fuori dall’Unione Europea. La normativa di riferimento delle fatture di acquisto di servizi dall’estero l’articolo 17, secondo comma, del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633.
• TD18: Integrazione per acquisto di beni intracomunitari
  Queste operazioni riguardano acquisto di beni da un soggetto residente in Unione Europea. La normativa di riferimento delle fatture di acquisto di di beni intracomunitari è l’articolo 46 del D.L. n. 331 del 1993.
• TD19: Integrazione o Autofattura per acquisto di beni art. 17, comma 2 del D.P.R. n. 633/1972
  Queste operazioni riguardano acquisto di beni da un venditore estero ma che sono già presenti nel territorio italiano (non si tratta quindi di importazione o di acquisto intracomunitario). La normativa di riferimento è l’articolo 17, secondo comma del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633.
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Per quanto riguarda invece le note di credito emesse dal vostro fornitore per rettificare una fattura trasmessa, relativa ad una delle tipologie di acquisti descritti in precedenza, dopo averle ricevute, per integrare l’IVA devi utilizzare lo stesso tipo di documento trasmesso al Sistema di Interscambio per integrare la prima fattura ricevuta, indicando gli importi con segno negativo. Non bisogna utilizzare il documento TD04.

Se non siete stati contattati dal nostro servizio di assistenza per ricevere gli ultimi aggiornamenti del programma gestionale ed effettuare le relative configurazioni, ma avete l'esigenza di gestire queste casistiche, chiamate il numero telefonico dell'assistenza 0575984910. 

Entra ufficialmente in vigore da Gennaio 2021 la versione aggiornata del tracciato di fatturazione elettronica.  Alcune delle novità introdotte sono esclusivamente tecniche, mentre le più significative sono quelle inerenti al maggior dettaglio delle nature delle aliquote IVA ed alla possibilità di trasmettere al sistema di intescambio le autofatture per le fatture passive in regime di reverse charge. Anche per le fatture viene introdotta una distinzione tra fatture accompagnatorie e riepilogative che interessa praticamente tutte le attività economiche. Abbiamo predisposto un documento guida da scaricare e consultare, ricordando che siamo a disposizione per assistervi nella configurazione delle procedure.

Non si ferma l'attività di sviluppo del nostro software gestionale, che ha ricevuto una serie di migliorie, sia grafiche che funzionali, per migliorarne l'efficenza e la velocità, oltre a conferirne un aspetto speriamo più gradevole. Siamo pronti per illustrarvi le novità che vi permetteranno di semplificare alcuni passaggi o automatizzarli per dedicare più tempo all'analisi dei dati ed alla pianificazione delle prossime attività.          

E' il momento di investire per superare un modello produttivo, sia di beni che di servizi, che necessita di una profonda rivisitazione per restare al passo coi tempi, ed in questo il software gestionale può fare la sua parte. Affiancando ad una base solida una serie di soluzioni mirate (interfaccia con le macchine, siti di e-commerce, raccolta ordini da smartphone e molto altro) si possono raggiungere risultati notevoli in termini di efficenza a costi decisamente accessibili.  

Noi abbiamo speso tempo e risorse per migliorare il nostro software e conoscere nuove tecnologie e metodologie di lavoro, e saremmo lieti di potervi affiancare nel vostro processo di revisione, mettendo a disposizione la nostra esperienza.    

In vista dell'introduzione, prevista per Gennaio 2021, della nuova versione della fatturazione, abbiamo cominciato a distribuire l'aggiornamento del nostro software gestionale per adeguarlo. L'ultimo trimestre del 2020 è un periodo transitorio, nel quale possono coesistere entrambe le versioni, tanto che alcune aziende hanno già rilasciato la nuova . Questo potrebbe creare qualche problema nella ricezione delle fatture fornitore, superabile con un semplice aggiornamento.